Скачать полную версию документа

1. Общие положения

1.1. Примерные порядок и схема учета архивных документов (далее – «Порядок») в муниципальном архиве разработаны в соответствии с пунктом 3.2.1 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный № 9059) («Бюллетень нормативных актов федеральных государственных органов исполнительной власти», № 20, 14.05.2007), приказом Минкультуры России от 16.02.2009 № 68 «О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный № 13893) («Российская газета», № 89, 20.05.2009) (далее – «Правила»).

1.2. Порядок учета документов в архивном отделе (далее – «архив»):

- определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся в архиве, их целевое назначение и требования к ведению;

- закрепляет последовательность работ по учету документов, подлежащих особому учету: страхового фонда и фонда пользования, а также секретных, уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации (далее – «АФ РФ»);

- определяет и закрепляет ответственность руководителей архивов за создание, ведение и хранение учетных документов.

1.3. Учету подлежат хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов. Документы учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения (далее – «ед.хр.»). Полнота и достоверность учета достигается проведением комплекса мероприятий, обеспечивающих строгое соблюдение порядка ведения учетных документов, отражение в них фактического количества, состава и состояния хранящихся в архиве документов.

1.4. Учет архивных документов ведется как в традиционном, так и автоматизированном режимах.

1.5. Особому учету подлежат документы страхового фонда и фонда пользования, а также секретные, особо ценные документы АФ РФ, в том числе уникальные (при их наличии).

1.6. Основой учета архивных документов является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов.

1.7. Схема учета документов в архиве в графической форме фиксирует порядок учета, закрепляя последовательность действий по учету архивных документов при выполнении определенных видов работ.

1.8. Порядок и схема учета документов в архиве, является внутренним нормативным актом и утверждается распоряжением главы Администрации Тальменского района

Алтайского края.