РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
АДМИНИСТРАЦИЯ КАЗАНЦЕВСКОГО СЕЛЬСОВЕТА
ТАЛЬМЕНСКОГО РАЙОНА АЛТАЙСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
18.02. 2019 № 4
с. Казанцево
Об утверждении
Положения об архиве
Для обеспечения сохранности, учета использования документов, образующихся в деятельности Администрации сельсовета:
- Утвердить прилагаемое Положение об архиве Администрации Казанцевского сельсовета.
- Отменить распоряжение главы сельсовета от11.01.2010 № 2.
- Контроль исполнения настоящего распоряжения возлагаю на себя.
Глава сельсовета Г. Н. Часовских
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжением главы сельсовета
от 18.02.2019 г. № 4
ПОЛОЖЕНИЕ
Об архиве Администрации Казанцевского сельсовета
- Общие положения
Положение об архиве организации (далее – положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства».
Положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования муниципальных архивов (далее – Архив организации).
Архив организации осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив, источником комплектования которого выступает организация.
Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.
Организации, выступающие источниками комплектованиямуниципальных архивов, согласовывают положение об архиве организации с муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.
После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.
Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.
II. Состав документов Архива организации
Архив организации хранит:
а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;
б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда организаций – предшественников (при их наличии);
в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);
г) фонд пользования (архива) (при наличии);
д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.
III. Задачи Архива организации
К задачам Архива организации относятся:
3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.
3.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.
3.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
3.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
3.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.
3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.
IV. Функции Архива организации
Архив организации осуществляет следующие функции:
4.1. Организует прием документов постоянного и временного сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации.
4.2. Ведет учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
4.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.
4.5. Осуществляет подготовку и представляет:
а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временного сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
б) на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее – ЭПМК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;
в) на согласование с муниципальным архивом описи дел по личному составу;
г) на согласование ЭПМК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.
4.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.
4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
4.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.
4.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.
4.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.
4.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.
4.13. Ведет учет использования документов Архива организации.
4.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.
4.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.
4.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.
4.17. Оказывает методическую помощь:
а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;
б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.
V. Права Архива организации
Архив организации имеет право:
а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;
б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;
в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;
г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком.
СОГЛАСОВАНО
Заведующий архивным отделом
Администрации
Тальменского района
_____________ Г.И. Осина
_____________
